Asiakirjojen säilytyslaatikoiden katsaus: tyypit, hinnat, edut ja haitat

Asiakirjojen säilytyslaatikot auttavat ratkaisemaan useita ongelmia kerralla. Niiden avulla voit säästää tilaa - suuret paperipinot eivät vie tilaa työpöydältäsi tai kaapistasi.

Tarvittavat asiakirjat löytyvät helposti erityisesti nimetyltä ja merkityltä varastoalueelta. Tämä säästää aikaa ja ratkaisee kaoottisesti hajallaan olevien paperiarkkien ongelman.

Jäljelle jää vain haluamasi laatikkotyyppi asiakirjojen säilyttämistä varten.

Miksi ja mihin tarkoituksiin niitä tarvitaan?

Asiakirjojen säilytyslaatikot suorittaa useita toimintoja kerralla:

• kätevän arkistointijärjestelmän järjestäminen - löydät tarvittavat paperit mahdollisimman nopeasti;
• tilaa säästävä - laatikot vievät vähän tilaa kompaktinsa ansiosta;
• paperien suojaaminen mekaanisilta vaurioilta, pölyltä ja auringonvalolta;
• apua asiakirjojen kuljetuksessa paikasta toiseen, esimerkiksi toimistoa muutettaessa.

Hyödyt ja haitat

Paperien säilytyslaatikoilla on ilmeisiä merkittäviä etuja:

1. Kompakti. Laatikot voidaan sijoittaa hyllylle riviin, pinota, ja jotkut lajikkeet voidaan koota siistiksi rakenteeksi.
2. Helppokäyttöisyys. Merkittyjä säilytyslaatikoita ei tarvitse etsiä kaoottisesti tarvittavia asiakirjoja.

   Halutessasi voit tilata yksittäisen kokoisen laatikon tilojen tarpeiden mukaan.

   Nämä varastot voidaan asentaa vaaka- tai pystysuoraan - tarvittavat paperit on kätevä saada mistä tahansa paikasta.

3. Kestävyys ja luotettavuus. Paperin säilytyksen erityinen muotoilu ei salli niiden vääntymistä muiden laatikoiden painon alla.

Erilaisia

Yleisimmät asiakirjojen säilytystilat ovat arkistolaatikot ja metallilaatikot, joissa on lukko.

Arkistolaatikot

Erilainen muotoilu ja muoto. Klassinen arkistolaatikko on valmistettu sidontapahvista. Siinä on syvennykset käsiä varten, joten säilytystila on kätevä kuljettaa mukana. Joissakin on erityiset merkinnät sisälle tallennettujen papereiden luetteloa varten.

Arkistolaatikoiden valmistuksessa käytetään myös nahkaa jäljittelevää muovi- tai vinyylipinnoitetta. Näiden tuotteiden lajikkeet voivat vaihdella niihin varastoidun paperin tyypin mukaan. Tällaisia ​​laatikoita on:

1. Pystysuora. Nämä itse koottavat laatikot on valmistettu aaltopahvista, johon on lisätty muovia tai vinyylivinyyliä. Ne säilyttävät A4-kokoisia asiakirjoja pystyasennossa. Tämän tyyppisiä arkistolaatikoita kutsutaan yleensä pieniksi. Ne on varustettu saranoidulla kannella, siteillä tai tarranauhalla.
2. Vaakasuora. Universaali laatikko, joka sopii melkein mihin tahansa toimistoon tai arkistoon. Voit sijoittaa siihen paitsi papereita myös mitä tahansa muuta, esimerkiksi toimistotarvikkeita. Näissä säilytysyksiköissä on aukot kahvoja varten ja kansi voi olla irrotettava tai saranoitu.
3. Putki. Sylinterimäinen laatikko, jota käytetään tärkeiden rullalle rullattujen papereiden sijoittamiseen.Putkia käytetään luonnosten tai piirustusten kuljettamiseen ja säilyttämiseen.

Rautasäiliö

Tämä laite on eräänlainen tallelokero asiakirjoille. Sen avulla on kätevää säilyttää tärkeät paperit toimistossa ja kotona.

Rautaholveja on erikokoisia: pienoislaatikoista täysimittaisiin kaappeihin, joissa on useita hyllyjä.

Mutta ne kaikki on varustettu erityisellä lukolla, joka suojaa kassakaapin sisältöä uteliailta katseilta.

Lisäjärjestelmät

Näitä laitteita tuskin voi kutsua täysimittaisiksi laatikoiksi, mutta niitä käytetään usein myös asiakirjojen säilytykseen.

Järjestäjätelineet

Yksi helpoimmista ja budjettiystävällisimmistä tavoista säilyttää tärkeitä papereita kotona ja toimistossa.. Järjestäjätelineet sopivat sekä avohyllyjen että suljettujen kaappien täyttämiseen. Plussat: avaa osa tallennustilasta - näet helposti kansion, jossa tarvitsemasi paperit ovat. Järjestäjään voi myös kiinnittää tunnisteen.

Kirjeenvaihtotarjottimet

Tämä siisti lisävaruste ajankohtaisten kirjeiden ja papereiden säilyttämiseen sopii täydellisesti kotisi tai toimistosi sisustukseen. Näyttää luonnonmukaiselta työpöydällä tai avohyllyillä.

Tiedostokansiot

Niihin mahtuu erisisältöisiä ja -muotoisia asiakirjoja. Tiedostokansiot tarjoavat nopean pääsyn sisältöön. Tällaiset tallennustilat ovat erittäin käteviä asiakastietokannan ylläpitämiseen ja korttitiedostojen luomiseen.

Tiedostokansioita on kahta päätyyppiä:

1. Esittelyyn. Ne näyttävät erittäin edustavalta, valmistettu korkealaatuisesta nahasta tai muovista. Niitä käytetään tuotteiden esittelyssä tai liikeneuvotteluissa.
2. Rekisterinpitäjät. Valmistettu muovista tai erittäin paksusta pahvista. Näitä kansioita käytetään suoraan asiakirjojen tallentamiseen.

Tuotteiden kustannukset

Asiakirjojen säilytyshinnat vaihtelevat tuotetyypistä riippuen:

• lokerot kirjeenvaihtoa varten - 500-1500 ruplaa;
• tiedostokansiot - 50-200 ruplaa;
• järjestäjätelineet - 100-200 ruplaa, tallentimet, 300-500 - kansiot esityksiin;
• arkistolaatikot - 50-500 ruplaa;
• metalliset kassakaapit - 5 000-20 000 ruplaa.

Suosituksia valintaan

Ennen kuin ostat tämän tai toisen laitteen tärkeiden papereiden säilyttämiseen, on hyödyllistä harkita useita kohtia:

1. Tuotteen materiaali. Pahvi, metalli, muovi tai rauta - säilytystyyppi on sopiva huoneen sisätilojen mukaan.
2. Asiakirjan liiketaajuus. Jos laatikossa tai järjestäjässä säilytetyt paperit on otettava pois usein, on parempi ostaa kevyt tuote. Järjestäjäteline, arkistokansio tai pieni muovista tai pahvista valmistettu arkistolaatikko käy. Suuret arkistolaatikot tai metalliset kassakaapit soveltuvat arkiston ja muun dokumentaation säilytykseen, joka ei vaadi usein katselua.
3. Tallennettujen asiakirjojen määrä. Nykyisen kirjeenvaihdon ja myöhemmin tuhoutuvien papereiden tallentamiseksi riittää, että hankit monitasoisen lokeron. Järjestäjäteline ja tiedostokansio ovat käteviä asiakirjojen säilyttämiseen, mutta näihin laitteisiin mahtuu vain tietty määrä niitä. Arkistolaatikot ja useilla hyllyillä varustetut rautalaatikot sopivat suuren paperimäärän säilyttämiseen.
4. Luottamuksellisuus. Arvopaperit, jotka ovat vain omistajan tai yrityksen johtajan nähtävissä, säilytetään parhaiten kassakaapissa tai lukolla varustetussa kotelossa.Asiakirjoille, joihin on vapaa pääsy, kaikki muut säilytystyypit sopivat.

Miten sitä voidaan käyttää?

Näiden tuotteiden päätehtävä on asiakirjojen järjestäminen ja kuljettaminen. Mutta niitä voidaan käyttää muihin kuin niiden aiottuun tarkoitukseen, seuraavien esineiden säilyttämiseen ja siirtämiseen:

• toimistot;
• luetut aikakauslehdet tai kirjat;
• lasten lelut;
• kauden vaatteita.

Video artikkelin aiheesta

Kuinka tehdä järjestäjä asiakirjojen säilyttämistä varten omin käsin, video-ohjeet:

Johtopäätös

Asiakirjojen säilytyslaatikot ovat kätevä laite tärkeiden papereiden järjestämiseen kotona ja toimistossa. Tällaisia ​​säilytystyyppejä on monenlaisia ​​- järjestäjätelineestä massiiviseen lukolla varustettuun rautaiseen kassakaappiin. Laatikon valinnassa on huomioitava varastoitujen paperien määrä, tuotteen paino ja sisällön säilytysaika.